はじめに

皆さんこんにちは!アンバサダーのゆーこです。
今年は雨ばかりだなぁ…なんて思っていましたが、ジメジメな季節はどこいった?やっと夏らしい天気が続くようになりましたね!
さて、アンバサダー講師の勉強会ラストを飾ってくれたのは、ゆっしー!
様々な形態の営業を経験している彼女。
議事録と会議をテーマにどんな講義内容だったのでしょうか。
早速、レポートしますね!

本日のゴール

新卒で入社した会社では、チームで仕事をするスタイルだったそうです。その為会議の数が多く、その議事録を作成する事が多かった彼女。その経験を踏まえて今回は話をしてくださいました!

①議事録作成について

まずはこちらのスライドをご覧ください。

皆さまの会社ではいかがでしょうか?参加者の皆さまからは

「ああ〜!」とか「あるあるー!」

っという声が上がりました。

こんな時に必要なのが、議事録です!

議事録の目的と提出のタイミング

議事録って誰のため?何のため?

議事録は未来の時間を短縮するために作成するもの。

会議の振り返りをするためには例えメモだとしても必要な情報は同じ、との事。議事録には現在の事とこれからの事を書く。

皆さんはちゃんと議事録を作成する時間を確保していますか?

議事録は鮮度が命!

基本的には当日、もしくは翌日中には提出しているゆっしー先生はちゃんと議事録作成の時間もスケジューリングしているそうです。

スピーディーに作成するコツ

事前準備やっていますか?
そして議事録には何を書いていますか?
私がやってしまいがちなのは、何でもかんでも書いてしまう事。そんな私は、
○全部を書く必要が無いこと、 
○一番大事なのはこの後何をするか、それに沿った今の状況を書くこと
この2点はとても参考になりました。

うまく書けるようになるには?

①何度も書くこと
②フィードバックをもらうこと
この2つがポイントだそうです。
ぜひ、恐れずにやってみましょう!

②会議の円滑な進め方

いくつかの会社や部署を経験されている方は、その組織ごとにルールややり方に色んな特徴がありませんでしたか?
そんな事を考えながら是非読んでみてください。
参加者全員の貴重な時間を有効活用するためにはどんな事に気をつけていったら良いのか、改めて考えるきっかけになるかもしれません。

会議のあるべき姿

会議をするときに、事前準備はしっかりやっていますか?
目的とゴールは参加者全員に共通認識されていますか?
参加者の中には必ず会議の前に目的とゴールを最初に共有してから始める、という方いました。素晴らしいですね!
-円滑に進めるためにやる事-
①事前準備
会議の目的を明確にする
参加者の設定
アジェンダ発信
時間配分
②会議中
アジェンダに沿ってその担当者に話をふる
発言がしづらそうな人へファシリテーターが話をふる
 
③会議後
議事録作成&送付
※この時のポイント
メールで送ると添付ファイルを見ない人もいるので、 
やるべきこと・期日・担当者はメール本文に記載する

この会議、参加する意味ある?

たまにこんなこと思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんな時は自分のスタンスを大事にしましょう!

まとめ

明確にすること3つ!
①会議の目的
②会議の参加者
③会議のゴール
これらを意識してやってみましょう!

最後に

いかがでしたか?
今回は参加者とのディスカッションの時間も多く、うちの会社こうだけど、他の会社ではそんなルールがあるんだ!など、とても気づきがありました。

次回勉強会のお知らせ

9/7(土)13:30〜
【森本千賀子氏×名方の対談】
「稼働時間が限られても生産性を下げない働き方」
※名方先生の復帰勉強会になります!!
※場所は西新宿になります。

※時間にご注意を!いつもと違います!

詳細については別途決まり次第アナウンスさせていただきます。
ぜひ今から予定抑えておいてくださいね!

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